Wo finden Dokumentenmanagement-Systeme ihren Einsatz?

Das Dokumentenmanagement-System dotiga hat sich in der Praxis längst bewährt. Hier finden Sie einige häufige Anwenderbeispiele. Die systematische Archivierung schafft Mehrwert bei verschiedenen innerbetrieblichen Workflows.

Post- und Rechnungseingang

Eingangspost zu bearbeiten, bedeutet in Unternehmen hohen Arbeitsaufwand. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen sollten auf die Schriftstücke Zugriff haben, um diese bearbeiten zu können. Das Dokumentenmanagement-System dotiga erlaubt das rasche und einfache Handling: Nach dem Einscannen werden den jeweiligen Rechnungen jeweilige Schlagworte zugeordnet. Durch Workflows gesteuert, steht die Eingangspost den Mitarbeitern in den diversen Abteilungen zur Verfügung.

Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Rechnungen, die ins Unternehmen eingehen, verkürzen sich drastisch, wenn Rechnungen und Belege automatisch erfasst, erkannt und dem zuständigen Bearbeiter weiter geleitet werden. Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Das kostet Aufwand und Zeit. Mit der Rechnungseingangs-Lösung von dotiga lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet.

Aktenverwaltung

Vergleichbar mit einem physischen Akt mittels einer Mappe gestaltet sich die Aktenverwaltung im Dokumentenmanagement-System dotiga. Rund um einen Geschäftsprozess nimmt diese sozusagen eine zentrale Rolle ein. Denn sämtliche relevanten Informationen wie zum Beispiel E-Mails, Dokumente oder Belege, die einem Geschäftsprozess zugeordnet werden, können so an einer zentralen Stelle im dotiga-Archiv strukturiert abgelegt werden.

Die Vorteile auf einen Blick: Die Verwaltung Ihrer diversen Dokumente bietet die Möglichkeit, branchenspezifische Akte (zB Tour-, Kunden- oder auch Patientenmappen zu erstellen. Diese erlauben komfortables Arbeiten, indem rasch und einfach auch sämtliche Dokumente zugegriffen werden kann. Auch für Mitarbeiter im Projektmanagement kann dies sehr vorteilhaft sein.

Intelligentes E-Mail-Management

Kommt Ihnen folgende Schilderung irgendwie bekannt vor? Ein Mitarbeiter befindet sich im Urlaub, ein Kunde meldet sich in einer wichtigen Angelegenheit, doch Sie können leider vorerst gar nichts tun, da sich bestimmte relevante Inforamtionen im E-Mail-Postfach des besagten Mitarbeiters befinden. Was in der Folge eintritt, ist Zeitverzögerung und Zeit kostet bekanntlich Geld…

dotiga kann dieses Problem hervorragend lösen, indem alle eingespeisten E-Mails und Dokumente vorhanden und griffbereit sind. Diese Transparenz erleichtert Arbeitsabläufe enorm. Hinzu kommt, dass der Mailserver entlastet wird, weil die DMS-Lösung dotiga die revisionssichere Archivierung übernimmt. Gerade in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung  und der dadurch erfolgenden Zunahme elektronischer Dokumente kommt diesem Argument gesteigerte Bedeutung zu.

Die automatische Vorschau erlaubt angenehmes Arbeiten, die rechtskonforme Archivierung der E-Mails durch dotiga ist außerdem garantiert. Ebenso wie rasches, angenehmes Arbeiten durch Schnittstellen zu Microsoft-Outlook.

Knowledge-Sharing

Was verbirgt sich hinter dem vielstrapazierten Begriff, der Verwendung quer durch alle Branchen findet? Viele Unternehmen sind bestrebt, Know-How möglichst breit bei ihren Mitarbeitern zu verteilen. Hierfür gibt es jede Menge Anbieter. Eine Dokumentenmanagement-Lösung wie dotiga eignet sich jedoch genau für diesen Anwendungsfall perfekt.

In einem Akt, welcher sämtliche Geschäfts- und technischen Dokumente enthält, können auch Dokumente mit speziellen Klassen abgelegt werden, welche lediglich zur Dokumentation von „Wissen" fungieren. Somit entsteht eine zentrale Quelle für jegliche Art von Wissen. Beispiele hierfür sind:

  • Geschäftsdokumente: Angebote/Rechnungen/...
  • Technische Dokumente: Projektbeschreibungen, Strukturpläne etc.
  • Knowlegebase: Problemlösungen/How-To Dokumentationen ....

Wir können somit How-To Dokumentationen genau dort ablegen, wo sie entstehen: bei einem Projekt. Durch die Beschlagwortung und die integrierte Volltextsuche ist es jedem Mitarbeiter möglich, Dokumente rasch zu finden. Zudem kann auch der Kontext des Dokuments recherchiert werden und man gewinnt mehr Einblick in den zu untersuchenden Fall.