Was sind die gesetzliche Grundlagen für DM-Systeme

Das Dokumentenmanagement-System dotiga basiert auf verschiedenen gesetzlichen Grundlagen. Wir geben Ihnen hier einen kurzen Überblick.

Gesetzliche Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System

Neben den im Gesetz verankerten Anforderungen existieren zusätzlich auch sogenannte Fachgutachten, welche bei einem Streitfall vor Gericht von den zuständigen Stellen zu Rate gezogen werden. Das bedeutet, dass Fachgutachten zwar nicht im Gesetz verankert sind, jedoch in Streitfallen als Entscheidungsgrundlage für Richter dienen.

In Österreich

Gesetzliche Anforderungen

Gesetzliche Anforderungen sind unternehmensrechtlich (UGB - Unternehmensgesetzbuch) und steuerrechtlich (BAO Bundesabgabenordnung) geregelt:

Unternehmensrecht UGB:

  •  § 212(1): Pflicht zur Aufbewahrung von Büchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen samt den Lageberichten, Konzernabschlüssen samt den Konzernlageberichten, empfangenen Geschäftsbriefen, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belegen für Buchungen.
    Hier geht's zum Gesetzestext 
  • § 190 (5): Datenträger dürfen zur Aufbewahrung der Geschäftsbriefe verwendet werden: inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der in § 212 Abs. 1 genannten Schriftstucke auch die urschriftgetreue Wiedergabe. Werden solche Schriftstucke auf elektronischem Weg übertragen, so muss ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein. Soweit die Schriftstucke nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

Steuerrecht (BAO - Bundesabgabenordnung):

  • § 124 BAO: Verweis auf unternehmensrechtliche Bestimmungen
  • § 132 (2) BAO: Für Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

Hier geht's zum Bundeskanzleramt

Fachgutachten

KFS/DV1

In Deutschland

Gesetzliche Anforderungen

GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Enthält Angaben zur Bereitstellung der Buchführungsdaten in digitaler Form für die Finanzbehörde. In Deutschland muss der Steuerpflichtige zusätzlich für die Finanzbehörde einen Zugang zu den prüfungsrelevanten Daten bereitstellen (in Osterreich nicht).

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Fachgutachten

FAIT1 (Fachausschuss für Informationstechnologie)
FAIT3

PK-DML (=Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen)
Die PK-DML ist ein 80-seitiges Schreiben des VOI (Verband Organisations- und

Informationssysteme) und gibt eine Zusammenfassung der gesetzlichen und auch nichtgesetzlichen Anforderungen an ein DMS.

Für Osterreich und Deutschland ist die PK-DML ausreichend, da die gesetzlichen Bestimmungen genügend berücksichtigt werden. Details bei gewissen Punkten müssen in den

Gesetzestexten speziell erhoben werden.

Kernkriterien der PK-DML sind

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Unveränderbarkeit:
  • Verfügbarkeit

Aufbewahrungsfristen

Osterreich (BAO § 132)

Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind gesetzlich sieben Jahre aufzubewahren. Wobei die Archivierungsdauer von Geschäftsfällen am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Daher empfehlen wir eine Mindestarchivierungs-Dauer von acht Jahren.

Deutschland (GoBS)

  • Daten mit Belegfunktion sind grundsätzlich sechs Jahre
  • Aufzeichnungen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

Vernichtung von Originalbelegen

Aus steuerrechtlicher und unternehmensrechtlicher Sicht ist eine Aufbewahrung der Originalbelege nicht mehr erforderlich – vorausgesetzt die beschriebenen Anforderungen werden eingehalten und es gelten keine anderen internen oder gesetzliche Regelungen für Ihre Branche. Für etwaige richterliche Auseinandersetzungen jedoch, ist eine Aufbewahrung von Dokumenten mit Unterschrift empfehlenswert. Zolldokumente sollten nur im Original aufbewahrt werden, denn: „Andere Länder, andere Sitten."