Ewals-Gruppe: Workflow-Implementierung ausgehend von der Zentrale in Tegelen/NL

15 November 2016

Die Ewals-Manager Bart Dessent (links) und Erik Aarts mit InfPro-CEO Hansjörg Haller (rechts) im Ewals-Head Quarter in Tegelen.InfPro IT Solutions GmbH

Ewals-Gruppe: Seit Kurzem ist das Dokumentenmanagement-System (DMS) dotiga mit seinem ausgefeilten Workflowmanagement-System (WfMS) im Produktivsystem ausgehend von der Zentrale in Tegelen/NL im Einsatz.

Ewals Cargo Care mit Hauptsitz im Niederländischen Tegelen beschäftigt 1600 Mitarbeiter verteilt auf 49 Niederlassungen in weltweit zwölf Ländern. Sie planen den optimalen Einsatz von 4.600 Transporteinheiten im europäischen Güterverkehr. In der Verwaltung setzt das traditionsreiche Familienunternehmen auf Automatisierung und Prozess-Optimierung. 

Dem Einsatz der entsprechenden Software kommt hierbei besondere Bedeutung zu. Seit Kurzem ist das Dokumentenmanagement-System (DMS) dotiga mit seinem ausgefeilten Workflowmanagement-System (WfMS) im Produktivsystem im Einsatz. Corporate Business Process & Information Manager Bart Dessent sowie Erik Aarts, Sr. Business Process Engineer, gewähren Einblicke in den Implementierungs-Prozess.

Was war in Ihrer Unternehmensgruppe ausschlaggebend dafür, Workflows einzuführen?

Erik Aarts: Wir betrachten Workflows in erster Linie als ein Tool, das unsere Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Arbeiten mit Workflows bedeutet, Zeit für andere Dinge zu gewinnen.
Bart Dessent: Workflows tragen dazu bei, in einem stark konkurrierenden europäischen Transport- und Logistik-Markt fit für Innovation und Wachstum zu bleiben. Dieses Wachstum im Sinne von Effizienz-Steigerung prägt die Ewals-Firmenphilosophie. Unsere Gruppe ist bekannt für ihre Innovationskraft, wie etwa die Entwicklung des Mega Huckepack XLS Trailers beweist.

Warum fiel Ihre Wahl auf dotiga?

Bart Dessent und Erik Aarts: In der Ewals-Niederlassung Kiefersfelden wurden die Workflows erfolgreich implementiert. Auf der Suche nach einem digitalen Archiv für weitere Standorte, haben wir uns in diesem Zuge für dotiga aus dem Hause InfPro entschieden. Erfolgreiche Anwendungsberichte aus der Praxis spielen gerade bei Software-unterstützten Prozessen eine große Rolle.

Welche Erwartungen hegen Sie an dotiga-Workflows?

Bart Dessent und Erik Aarts: Wir erwarten uns steigendes Working Capital: Dass Rechnungen rascher beglichen werden, eine Effizienzsteigerung allgemein und weniger Endlos-Schleifen in den Kommunikationswegen.

Welche Workflows sind im Produktiv-System bereits im Einsatz, welche weiteren sind geplant?

Bart Dessent: Derzeit (Stand Juni 2016) aktiv ist im Customer Service Desk in der Zentrale in Tegelen der Eingangsrechnungs-Workflow. Dieser weist drei Eckpfeiler auf: Die automatische Rechnungs-Erkennung mittels OCR, dann die Rechnungs-Prüfung durch bestimmte Mitarbeiter sowie die automatische Einbuchung der Eingangsrechnung in unser Buchhaltungssystem.
Erik Aarts: Außerdem aktiv ist der CMR-Überprüfungs-Workflow, der unter anderem Qualitätskontrolle und die automatische Fakturierung eines Auftrages mit sich bringt. Wir haben eine große Liste an weiteren Workflows und wollen bei der Implementierung schrittweise vorgehen. In den kommenden Jahren werden wir damit sehr beschäftigt sein.

Welche Faktoren gilt es bei der Einführung von Workflows aus Ihrer Sicht zu beachten?

Erik Aarts: Die Prozesse im Unternehmen genau zu kennen, ist sehr wichtig. Zweitens sollte man die Basis-Infrastruktur unter Kontrolle haben: Also Meta-Daten sollten richtig im System hinterlegt sein. 
Bart Dessent: Die Implementierung erfordert ein gewisses Change Management. Mitarbeiter sollten involviert, aufgeklärt und von den Vorteilen der Prozess-Automatisierung aufgeklärt werden. Wichtig ist außerdem, zuerst Basis-Funktionen von dotiga zu beherrschen und dann erst den spezifischen Teil des DMS – das WfMS. 

Welche Stärken orten Sie beim Softwarehersteller InfPro?

Erik Aarts: Probleme werden rasch gelöst und zugesagte Lieferungen erfolgen prompt. Zudem verfügt das InfPro-Team über hervorragendes technisches Wissen. Kommunikationsstrukturen werden im Zuge des Projektfortschrittes laufend verbessert, sodass der Austausch gut funktioniert.

Ewals Cargo Care

Das 1906 gegründete Unternehmen befindet sich bereits in der vierten Generation im Familienbesitz und ist damit eines der größten privaten Logistikunternehmen entlang der europäischen Nord-Süd-Achse. Seit dem ursprünglichen Start mit einem Pferdewagen ist Ewals Cargo Care mittlerweile weit über die Leistungen eines Transportunternehmens hinausgewachsen. Zusätzlich zur Kernkompetenz „Transport“ (auf Straße, Schiene sowie „Air & Ocean“) bietet Ewals Cargo Care seinen Kunden Lagerlösungen (mehr als 100.000 m2 Lagerfläche) und Beratungsleistungen im Bereich Logistikmanagement.1.600 Mitarbeiter, 550 Fahrer und 1.050 Bedienstete in der Verwaltung sind in 49 Büros in 13 Ländern beschäftigt. Der Jahresumsatz beläuft sich auf über 600 Millionen Euro.

www.ewals.com

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