Effizienz hallo! Liquiditätsengpässe adé!

13 Oktober 2015

Logos dotiga, translogicaInfPro IT Solutions GmbH

Automatisiertes Arbeiten im papierlosen Speditionsbüro

Ausgangsrechnungen direkt und unmittelbar vom Fahrzeug aus versenden? Damit wertvolle Zeit gewinnen und folglich Liquiditätsengpässen entgegenwirken? Wachstum des Unternehmens ohne Explosion des Verwaltungs-Aufwandes? Utopie oder Realität? Eindeutig Realität. Dank des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dotiga und des Workflow-Moduls.

Welche Vorteile automatisiertes Arbeiten mit sich bringt, zeigt ein Beispiel aus dem Speditionsalltag: Um 10 Uhr scannen oder fotografieren die LKW-Fahrer den CMR bereits im Fahrzeug. Rund zwei Minuten später erfolgt die automatische Übermittlung an das DMS dotiga. dotiga generiert die dazu gehörende Rechnung automatisch. Durch die nahtlose Integration in die Transportmanagement-Software translogica erfolgt die Überprüfung der Rechnung und deren Versand vollautomatisch. Innerhalb von drei Minuten ist dieser Geschäftsprozess abgeschlossen.

Komplexeste Prozesse eines Unternehmens lassen sich somit elektronisch abbilden und zum größten Teil voll automatisch abwickeln. Anwender profitieren von der

• Reduktion des Verwaltungsaufwandes
• vollen Kontrolle über ihre Belege
• elektronischen, automatischen Arbeitszuweisung durch Workflows
• der jederzeitigen Übersicht über Arbeitsabläufe und deren kurzen Dauer.

dotiga und die Transportmanagement-Software translogica inkludieren den zur Gänze integrierten Eingangsrechnungsworkflow, der in der Transportbranche eine tragende Rolle spielt. Dabei werden Eingangsrechnungen inklusive aller Beträge mit den dazugehörenden Transportdokumenten sofort dem entsprechenden Bearbeiter zugesandt, welcher die Dokumente freigibt. Anschließend können die Mitarbeiter der Buchhaltung die Zahlung vornehmen. Dabei wird enorm viel Zeit gespart. Dies stellt allerdings lediglich ein Beispiel für einen optimierten Workflow dar – die automatische Erkennungs-Möglichkeit von Dokumenten ist je nach Firmenstruktur umsetzbar.

Beispiele für optimierte Workflow Prozesse:
• automatisierte Eingangsrechnungsarchivierung
• automatisierte Fakturierung ab dem Scan-Zeitpunkt im Fahrzeug
• automatisierte Anforderung von fehlenden CMR-Frachtbriefen
• automatisierter Check, ob Transportauftrag versendet wurde
• automatisierte CMR Erfassung und Haftbarhaltung
• automatisierter Schadensabwicklungsworkflow mit Aufgabenverteilung

 

Automatisierte Eingangsrechnungsarchivierung

Dabei werden wiederkehrende Rechnungen von der Firma InfPro IT Solutions GmbH analysiert. Diese Rechnungen werden als Vorlage im System hinterlegt und werden dann für eine vollautomatische Belegerkennung inklusive Tour/Kontenzuordnung herangezogen. Für alle Rechnungen, welche nicht als Vorlage vorhanden sind, wird nach Möglichkeit ebenso eine automatisierte Tourzuordnung vorgenommen, jedoch keine Konten/Kostenzuordnung. Dies spart extrem viel Zeit. Der Administrator-Workshop ermöglicht Ihnen, eigenständig Workflows und Eingangsrechnungsvorlagen zu erstellen.

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